في ساحة العمل الخيري، تُعدّ “التبرعات” النبض الذي يغذي شرايين العطاء، والركن الذي يُشاد عليه البناء التنموي. ولأن جمعية خيرات للإغاثة والتنمية تستند إلى الثقة المجتمعية، فقد كان لا بد من ترسيخ أُسسٍ احترافية ومنظّمة لعمليات جمع التبرعات، تحترم القوانين، وتُراعي الشفافية، وتحمي كرامة المتبرع والمستفيد، وتُحقق التوازن بين الفاعلية والشرعية، وبين التأثير والاستدامة.
تقوم الوثيقة على ضبط كافة أعمال جمع التبرعات للمؤسسة، وتنظيم علاقتها بالمتبرعين والجهات المانحة والشركاء والجهات الرسمية والشعبية، من خلال إطار تشغيلي وسياسي متكامل يضبط المصدر، ويضمن شفافية التدفق، ويؤسس لحوكمة رشيدة لمال الخير.
جمع التبرعات هو كل جهد منظم أو نشاط إعلامي أو ميداني أو رقمي أو تعاوني يُقصد به دعوة الأفراد أو المؤسسات لتقديم الدعم المالي أو العيني أو الخدمي لصالح برامج ومشاريع المؤسسة التنموية والإنسانية، ويتم ذلك ضمن حدود شرعية، وإجراءات قانونية، وآليات إدارية ومالية محددة.
1- ضمان استدامة التمويل لتحقيق أهداف المؤسسة الاستراتيجية.
2- تعزيز ثقة المجتمع بالعمل الخيري ومصداقيته.
3- الامتثال للأنظمة المحلية والدولية ذات العلاقة.
4- توفير مصادر متنوعة للتبرع تقلل من الاعتماد الأحادي.
5- تمكين المؤسسة من التوسع في البرامج ذات الأثر.
6- حماية أموال التبرعات من سوء الاستخدام أو الشبهة.
7- تعزيز دور الكويت الإنساني بالمحافل الإقليمية والدولية.
1- تنظيم جميع أنشطة جمع التبرعات تحت مظلة قانونية وإدارية موحدة.
2- تعزيز الحوكمة والشفافية في مصادر الإيرادات.
3- ضبط العلاقة بين المؤسسة والمتبرع بناءً على الثقة والوضوح.
4- الحد من المخاطر المالية والقانونية المرتبطة بجمع التبرعات.
5- رفع كفاءة الفرق العاملة في التحصيل والتواصل المجتمعي.
6- توثيق مصادر الدخل وتخصيصها وفق برامج مرخصة وذات أثر.
7- إبراز دور الكويت الإنساني في تنمية وتمكين المجتمعات المستفيدة.
1- ترخيص الحملات بعدم تنفيذ أي حملة دون موافقة رسمية داخلية وخارجية.
2- الإفصاح والإعلان بوضوح عن المشروع أو الغرض المستهدف من التبرع.
3- توثيق العمليات بإصدار إيصالات رقمية أو ورقية لكل تبرع، وربطها بأنظمة آلية محاسبية.
4- التقارير الدورية بتقديم تقارير موحدة لمجلس الإدارة والجهات الرقابية.
5- التقييم المستمر ومراجعة الحملات والأنشطة وقياس أثرها المالي والإعلامي.
6- حظر الوساطة بمنع أي جمع تبرعات من خلال أفراد أو جهات غير مخولة.
7- التحصيل الإلكتروني باستخدام منصات معتمدة وآمنة، تخضع للرقابة البنكية.
8- فصل المهام بفصل بين الجهات المعنية عن بعضها: الجهة التي تجمع، وتصرف، وتعتمد، وتنفذ، وتراقب لضمان النزاهة والمصداقية والشفافية.
1- تخضع جميع عمليات التبرع للرقابة المزدوجة (الداخلية والخارجية).
2- لا يُسمح بأي حملة تبرعات خارج إطار السياسة دون موافقة رسمية.
3- يتم تدقيق الحملات والإيرادات بشكل دائم، وتراقب من جهة الرقابة المالية التابعة لمجلس الإدارة.
4- تُنشر تقارير مختصرة للمتبرعين عبر الموقع الرسمي تعزيزًا للشفافية.
الجهة
السياسات
المتبرع
· احترام خصوصية المتبرعين وعدم الإفصاح عن معلوماتهم دون موافقة.
· عدم ممارسة أي ضغط معنوي أو نفسي للحصول على التبرع.
· توفير خيارات واضحة للمتبرع حول أوجه الصرف.
· إبرام عقد تنفيذ المشاريع وفقًا لبيانات ومعلومات الدراسات التسويقية.
· التواصل الفعال مع المتبرعين بتحديث تقارير المشاريع الدورية وغيرها.
· التزام الشفافية في استخدام الأموال وعدم توجيهها خلاف رغبة المتبرع.
· أحقية زيارة وتفقد المشاريع خلال مراحل التنفيذ، وبعد الإنجاز.
· متابعة وتقييم وتقويم المشاريع للاطمئنان بتأدية الأهداف التي أقيمت من أجلها، وقياس الأثر.
الجهات المانحة
· التعاقد المؤسسي مع الجهات المانحة ضمن اتفاقيات وبروتوكولات واضحة.
· احترام شروط المنح وتوجيه التمويل حسب الضوابط المتفق عليها.
· تقديم تقارير متابعة وتقييم وفق الجداول الزمنية المتفق عليها.
· الامتناع عن قبول أي تمويل يشترط توجهًا يخالف قيم المؤسسة.
· أحقية زيارة وتفقد المشاريع خلال مراحل التنفيذ، وبعد الإنجاز.
· التواصل الفعال بتحديث تقارير المشاريع الدورية وغيرها.
الجهات الشريكة
· التعاون فقط مع الشركاء المرخصين قانونيًا وماليًا.
· التحقق من سجل الشريك ومصداقيته في العمل الخيري.
· صياغة العقود بوضوح فيما يخص جمع التبرعات والمسؤوليات.
· مشاركة الشريك في التوثيق والتقارير المالية والشفافية.
· تقييم الأداء وفق معايير دولية، وإيقاف التعامل حال القصور الإداري والمهني والمشاريعي.
· القيام بزيارات تفقدية وتقييميه للأداء، ورقابة الأداء المالي والإداري، وتحقيق الأهداف التي أقيمت من أجلها المشاريع.
الجهات الرسمية
· الالتزام بالقوانين والتعاميم المنظمة لعمل التبرعات.
· الحصول على تراخيص الجمع والأنشطة المصاحبة مسبقًا.
· التعاون مع الجهات الرقابية في عمليات التحقق والمراجعة.
· رفع التقارير الرقابية ضمن المدد المطلوبة دون تأخير.
الجهة
الصلاحيات والمسؤوليات
مجلس الإدارة
إقرار السياسات العامة لجمع التبرعات واعتماد الجهات المانحة الكبرى.
المدير العام
الإشراف على تنفيذ سياسات التبرعات، والموافقة على الحملات الخاصة.
مدير العلاقات
قيادة حملات العلاقات المجتمعية والمبادرات التكاملية.
مدير المشاريع
توفير البيانات الفنية للمشاريع المطلوب دعمها.
مدير الإعلام والتسويق
صياغة الرسائل الإعلامية، وضمان التزامها بالسياسات.
المدير المالي
مراجعة واعتماد الإجراءات المالية لجمع التبرعات.
المحاسبة
توثيق العمليات المالية ومراجعتها دوريًا.
التدقيق الداخلي
يصادق على طلبات الصرف بما لا يتجاوز الحد المالي المخصص له، ويشرف على تنفيذ بنود الميزانية.
أمين الصندوق
صرف المبالغ حسب الخطط المالية والتقارير المعتمدة.
الإدارة
العلاقات المؤسسية
التسويق
· تصميم الحملات الترويجية لجمع التبرعات.
· الالتزام بمحتوى لا يتضمن مبالغات أو صورًا غير لائقة.
· تحليل الجمهور المستهدف وتكييف الرسائل الدعائية.
العلاقات العامة
· بناء شراكات استراتيجية مع قادة المجتمع والمتطوعين.
· تفعيل المناسبات المجتمعية والمبادرات المحلية.
· متابعة رضا المتبرعين وتعزيز علاقاتهم بالمؤسسة.
الإعلام
· النشر الإعلامي لحملات التبرع ضمن الضوابط.
· توثيق الحملات إعلاميًا ومتابعة ردود الفعل.
· التنسيق مع المتحدثين في أي تواصل خارجي.
المشاريع
· توفير الدراسات الفنية للمشاريع المقترحة للتمويل.
· تقديم تقارير الإنجاز للمشاريع الممولة.
· توثيق الأثر وتحليل الجدوى للعرض على الجهات المانحة.
1- تغيّر التشريعات بشكل مفاجئ مما يؤثر على مرونة الحملات.
2- ضعف الوعي العام بأهمية التبرع المقيد والمستمر.
3- التنافس العالي بين الجهات الخيرية على نفس الموارد.
4- مخاطر التبرعات مجهولة المصدر أو التي تفتقد التوثيق.
5- تحديات الأمن السيبراني في قنوات التبرع الإلكترونية.
6- الربط بين الجوانب الشرعية والتقنية والقانونية في وقت متقارب.
إن تنظيم عملية جمع التبرعات ليس مجرد إجراء إداري، بل هو ركيزة من ركائز الثقة التي تقوم عليها المؤسسة، وأمانة ترتقي بها خيرات للإغاثة والتنمية لتكون أنموذجًا في النزاهة، والشفافية، والفاعلية. هذه الوثيقة تؤسس لمنظومة تحفظ ماء الكرامة، وتحمي نهر الخير من التلوث، وتبني جسورًا راسخة بين المتبرع والمستفيد، على أرض من الثقة والمهنية والتكامل المؤسسي.